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H21.10.6 役員事務局会議録

2009年10月20日 22:44


特定非営利活動法人 ひろしま創発塾
2009(平成21)年度10月期 役員事務局会議録

1.開会

 参加者:安岡、寺岡、丸山、森本、平野、茂田、中船津、篠原(以下敬称略)
 開催場所:安岡邸
 開催日時:平成21年10月6日 19:30~22:00

2.議長の選任、ならびに議事録書記の選出

 議長:安岡
 議事録書記:篠原(作成後、役員事務局メーリングリストで各役員と事務局員に確認、了承後、次回の役員事務局会議までにブログで公開。)

3.役員事務局会議開催の意義を確認

 現状
 ・創発塾の事業の進捗状況が芳しくない。
 ・各役員や事務局員が忙しく、なかなか集まれない。
 対策
 ・定期的(月一回)に役員事務局会議を開催することとする。(集まれる人だけで会議を行うが、定期的に開催することで、各自前もってスケジュールを空けておくことができる。)
 ・毎月第一もしくは第二水曜日とする(水曜日はノー残業デーの職場が多いから。)。どちらにするかは、次回の役員事務局会議で決定する。→次回の議題

4.報告事項

【第一号】主な事務手続きについて
Ⅰ.事業報告
  7月末、県への前年度事業報告書の提出を完了(安岡)
Ⅱ.定款変更および役員変更の諸手続き
  7月末、県へ定款変更(役員任期、副代表理事数の変更)および役員変更の手続きを完了、併せて法務局への役員変更手続きを完了。(安岡)
  10月5日、県から定款変更の認証がおりた(安岡)
Ⅲ.市税還付
  7月末、市税(法人事業税45800円)還付手続きのため市への前年度事業報告書の提出を完了(安岡)
  8月、還付のための口座依頼書を提出(安岡)
  9月14日、45800円入金確認(中船津)
Ⅳ.来年の事務手続き
  毎年同様の事務手続きがあるが、全てを安岡代表が行うのは負担が大きい。来年から事務を分担する方向で今後協議をしていく。

【第二号】事業報告について
Ⅰ.6月29日(月)「模擬議会セミナー懇談会」(安岡、茂田)
  会場:瀬戸内海「庄や」19:30~22:30
  参加者:安岡、東、浜中、平野、茂田、篠原
  内容:模擬議会の開催に向けた討議テーマの検討
     デリバレイティブポール:ある課題に対する解決策が複数ある場合、まず参加者に対してどの解決策がよいか投票してもらう。その後、その課題に関する知識や問題点を参加者に学習してもらい、徹底的に討論し、その課題に対する知識が深まったあとで、再度投票してもらう。その結果、より効果の高い解決策が採択されるとともに、参加者には、解決策を安易に決定するのではなく、深く検討することが大事だと認識してもらう手法。
  開催案:まずデリバレイティブポールを行い、その結果を模擬議会のテーマにする。テーマについては、ひろしま創発塾に福祉関連の理事(森本、東、丸山)が多いため、福祉関連のテーマとする。詳細は今後練っていく。

Ⅱ.7月27日(月)「市町における独自施策を学ぶ政策セミナー①」(寺岡)
  会場:ホテルセンチュリー21広島 4Fパール 19:30~21:30
  内容:準備が遅れ、広報が遅れたので、参加者が少なく、プレセミナーとなった。
     ①事例発表:「協働元年!!東広島市「市民協働」のこれまでとこれから」
           10月17日の本番でも行う(篠原)
     ②ワークショップ:「自分の市町の他者からみたイメージを学ぼう」
           意見出しまで行った。

5.審議事項

【第一号】実施事業について
Ⅰ.10月17日(土)「市町における独自施策を学ぶ政策セミナー②」(寺岡)
  会場:広島市三篠公民館 研修室1 13:00~16:45
  内容:事例発表、グループワークほか
  進捗および参加状況:
   ・創発塾会員の出欠がほぼ確定。現在一般参加者公募中(今週末〆切)。
   ・会場予約済み(12:00~17:00で予約)(中船津)
   ・プロジェクター不要(篠原)、ラジカセ要予約(中船津)、プロッキー持参(安岡)、模造紙要購入(中船津)、付箋持参(安岡)、オルゴールCD持参(寺岡)
   ・予算を30人×1000円で見積もっているので、30人以上集めたい。
  出欠確認:
   ・安岡1、寺岡1(大竹4)、胡子1(江田島(安岡勧誘))、福岡×、松本1(廿日市4)、森本1(16時から参加)、東×(竹原×)、浜中×、丸山×、平野×(江田島×)、茂田1(広島4(山田・松井・高山ほか1名))、中船津1、三井×、浜野×(三次?(平野勧誘))、岡崎×(福山×)、明木?(安芸高田?(平野確認))、宮地×(尾道×)、篠原1(東広島1(尾崎)、呉3(宇根、藤賀、松澤))、岩国1、竹原0or2
    現在合計24人+α
   ・参加者に懇親会の参加の有無を聞いておくこと。一応12名で予約しておく。横川駅の近く。(中船津)
  当日の役割:
   ・創発塾会員には各グループに入ってもらい進行役をしてもらう。(スタッフ虎の巻)
   ・受付は中船津
   ・スタッフ集合は12:00
   ・進行は寺岡
  準備物など:
   ・参加者配布用アンケート、スタッフ虎の巻、参加者分布図作成(寺岡)

Ⅱ.11月29日(日)or12月5日(日)(どちらになるかは福岡理事のスケジュール次第)「地方分権の意義を学ぶ実践につなげる分権セミナー」(安岡、平野)
  会場:ホテルセンチュリー21広島 4Fクリスタル 13:00~17:00
  内容:第一部:現行の議会制度を学ぶ(講演会など)→重徳さんを呼びたい
     第二部:先進的、独自的な議会の取り組みを学ぶ(パネルディスカッションなど)
     一般の人を対象にしたい。40人の参加者を集める。
     会場を広島市議会議場にしたい。(森本確認)
  補足:1月(もしくは3月末)予定の模擬議会との連動開催
     何のテーマで連動させるか
     ① 住民不在(市民参加)
     ② 二元代表制の監督機能
     今後担当者(安岡、福岡、平野)で練っていく

【第二号】組織運営の現状について
Ⅰ.役割の明確化、事務分掌など
  ・現在、全体の管理を平野、会計を中船津、ブログを茂田・篠原が行っている。
  ・毎月開催の役員事務局会議の取りまとめ(日程調整・進行など)をする担当者が必要では。
  ・事務の洗い出しをする。(安岡代表の現在事務:役所への手続き、日程調整、タイトル書き、レジメ作成など)
  ・役員の役割分担も必要。(得意分野からアイデア出しをしてもらう。)
  ・安岡代表は代表にしかできないことに専念すべき。(創発塾の方向性決定、対外的なネットワーク形成など)
  ・中長期計画が必要。(理事会で作成すべき。)→次回の議題
  ・今後は事務の棚卸をし、分配する。(まかせ上手になろう)→次回の議題

Ⅱ.年会費の納入、見込みなど財務状況(中船津)
  ・会員35名のうち、まだ半分も収められていない。
  ・平成21年度「特定非営利活動に係わる事業」会計収支中間報告
   現在赤。お金をかける事業をかけない事業でカバー。
→ 会費収入や寄付について予算を大幅に下回る可能性がある為、このままで行くと赤で
終わる見込み。
今年度に関しては、出来るだけお金がかかる事業をかけない(黒を出せる)事業でカバーし、
一般会計に頼らない方向でお願い出来ると助かる。
  ・名刺については、今後は役員、事務局メンバーへ名刺は配布しない。
   かわりに、個人で必要枚数を作成出来る様に、データを配布する予定。

Ⅲ.事務局長選任について
  ・当分の間保留
  ・事務局を管理する専務理事を決めたらどうか。→次回の議題

6.その他、次回開催日程など

  ・役員事務局メーリングリストを携帯メルアドからPCメルアドに変更した。
  ・役員事務局メールアドレスをWEBメールに変更(hiroshima.souhatsu@gmail.com)
  ・次回役員事務局会議開催は11月4日か11月11日

平成21年10月8日作成
議事録書記 篠原



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